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Come gestire il tuo tempo in azienda

Come si fa a non sprecare tempo sul lavoro?

Esiste un metodo per capire quali sono le cose davvero importanti sulle quali concentrarsi nella nostra attività?

Quanto tempo perdiamo occupandoci di dettagli insignificanti?

Quanto è importante determinare il valore del nostro tempo adeguandolo alle nostre aspettative?

Sono domande che molto probabilmente ogni imprenditore si sarà posto almeno una volta nella vita. Dietro alle quali si nascondono questioni, scelte strategiche e decisioni cruciali per migliorare l’organizzazione del lavoro. E quindi per raggiungere nuovi risultati in termini di crescita. Economica, ma anche personale.

In questo articolo, voglio suggerirti delle risposte, con alcuni consigli in fondo molto semplici. Ma che presuppongono allo stesso tempo scelte drastiche, immediate, senza vie di mezzo.

Ignora i dettagli

Provaci: alla fine di una giornata lavorativa, prenditi il tempo per un piccolo bilancio. Chiediti: ma tutto quello di cui oggi ho dovuto occuparmi era davvero importante? Fondamentale? Cruciale?

Molto probabilmente finirai per scoprire che buona parte del vostro tempo è stata occupata da dettagli. Questioni che magari al momento sembravano urgentissime ma che in realtà ci hanno solo tolto il tempo per dedicarci a cose decisamente più importanti. Per noi e la nostra azienda.

Quindi, regola numero 1:

È importante non focalizzarsi sui dettagli.

Facci caso. Quante volte sei andato avanti mezz’ora, un’ora o magari anche più discutendo di un problema solo per renderti conto alla fine che si trattava di una cosa insignificante?

Spesso succede di lasciarsi trascinare da collaboratori anche troppo zelanti in discussioni infinite su dettagli minuscoli e senza senso.

Facciamo l’esempio di un’azienda che vende prodotti molto economici ed ha un portafoglio clienti molto ampio.

Salta fuori un singolo cliente che ha un minuscolo problema nella spedizione o nell’utilizzo di un articolo. Il responsabile del supporto clienti va a sottoporre il problema al principale: ecco, se l’imprenditore non è in grado di mettere un freno, il rischio è quello di sprecare mezz’ora occupandosi di un problemino che magari non ricapiterà mai e che certo non è strategico per il futuro dell’azienda.

Quando magari si dovrebbe incentivare energicamente il suddetto collaboratore ad avere maggiore autonomia nella gestione di queste questioni poco significative.

Quindi, riassumendo:

Ogni imprenditore deve imparare a concentrarsi sulle sue priorità.

Tutto il resto può essere:

  • Delegato
  • Automatizzato
  • Semplicemente ignorato

Ma per raggiungere questa consapevolezza è tuttavia fondamentale porsi anche un’altra domanda cruciale:

Quanto vale il mio tempo?

Molti non ci pensano. Ma dare valore al proprio tempo è assolutamente fondamentale.

Come si fa questo calcolo? Molto semplice:

Fatturato mensile diviso per le ore di lavoro.

Se per esempio nell’ultimo mese la mia azienda ha fatturato 4000 euro ed io ho lavorato 160 ore, significa che ogni ora del mio tempo vale 25 euro. E’ un valore importantissimo da calcolare e da tenere sempre ben presente per rendersi conto di quanto vale la nostra fatica quotidiana.

Certo, se invece del fatturato dovessimo usare come parametro di riferimento l’utile, questa soglia si abbasserebbe drammaticamente scendendo a 10-15 euro l’ora. Cifra che molto probabilmente rappresenta la realtà certo non entusiasmante di molti professionisti. Ma da questa consapevolezza può venire la spinta per un primo, importante esame di coscienza sintetizzato da una domanda:

Ma davvero il mio tempo vale così poco?

La risposta è: no, probabilmente il mio tempo vale molto di più ma non lo so sfruttare bene, e l’unica ragione per cui guadagno poco più di un operaio è che lavoro come un mulo per 60 ore alla settimana.

Una volta accettata la realtà, si può tentare una risalita dandosi alcuni precisi obbiettivi:

  • Quanto mi sento di valere?
  • Quanto voglio che valga il mio tempo?
  • Che stipendio desidero?
  • Quanto sono disposto a lavorare?

Se per esempio decido che voglio raggiungere un valore di 100 euro all’ora lavorando non più di 100 ore al mese, dovrò darmi da fare per raggiungere un utile da 10 mila euro al mese. Come? Ogni volta prima di fare qualcosa dovrò chiedermi: ma questa attività mi porta almeno 100 euro all’ora? Se la risposta è positiva allora accetterò di farla, altrimenti ho davanti due strade: se non mi interessa e non vale il mio tempo posso rifiutarla, oppure se penso che comunque possa portarmi qualche vantaggio posso anche accettarla ma delegandola ad un collaboratore, il cui tempo deve necessariamente valere meno del mio. C’è anche una terza via: automatizzare questo lavoro tramite un software come il nostro Active Campaign.

Crea un piano trimestrale

Centrale a questo punto diventa anche la scelta di organizzare il lavoro sulla base di un piano trimestrale, da concordare ovviamente con con gli eventuali altri dirigenti dell’azienda: ci si trova, ci si chiede su cosa sia necessario concentrarsi nei prossimi tre mesi, fissando un massimo di 3-4 obbiettivi aziendali sui quali focalizzare l’attività senza disperdere inutilmente forze in altre direzioni.

Se per esempio si valuta che il problema centrale è un tasso di soddisfazione del supporto clienti non elevato, che causa problemi ed un passaparola negativo, l’obbiettivo numero uno deve diventare quello di migliorare questo punto debole.

Vero: in azienda abbiamo sempre tante cose da fare. Ma se cerchiamo di fare tutto è un problema. Molto meglio focalizzarsi sulle cose più importanti e semplicemente ignorare tutto il resto.

Come procedere per stendere un piano trimestrale? Secondo tre fasi:

  • Precisare il “focus” dell’azienda
  • Approfondire la percezione del brand
  • Fissare la direzione futura

Da qui si può partire per stendere gli obbiettivi del piano, che devono diventare prioritari per tutti: servirà uno sforzo congiunto da parte di ogni forza in campo per raggiungerli, soprattutto da parte dei manager

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